Od ponad trzech lat rytm mojego życia wyznacza kalendarz. Zapisuję w nim niemal wszystko, co robię. I dzięki niemu doba mi się wydłużyła.
Wielu znajomych mnie z tego powodu podziwia, inni mają mnie za wariata, bo komu by się chciało wpisywać w kalendarz „rozłożenie prania”. No mnie się chce. Na przestrzeni tych kilku lat wypracowałem sobie system zarządzania czasem, który pozwolił mi nie tylko nie zapomnieć o niczym istotnym, ale i nie spóźnić się na żadne spotkanie (biznesowe czy towarzyskie), no chyba, że zawiódł transport publiczny czy inna siła wyższa. A ja sobie bardzo cenię punktualność u innych, więc i sam bardzo się o to staram.
Ponadto, dzięki temu systemowi nauczyłem się walczyć z pracoholizmem. Może moje ostatnie tygodnie nie bardzo o tym świadczą, lecz spoglądając na to ile czasu w ciągu tygodnia zajmuje mi praca, a ile odpoczynek, rozrywka i innego rodzaju zajęcia pozazawodowe jestem w stanie jakoś utrzymać odpowiedni work-life balance. Jeszcze pracując na etacie zacząłem dobrze kontrolować to, żeby się nie przepracowywać.
Co jednak najważniejsze – wyznaczając sobie sztywne ramy czasowe na wykonanie pewnych zadań nauczyłem się skupiać się w wybranych godzinach tylko na tych zadaniach. Bez spoglądania w ich trakcie w media społecznościowe (ok, nie zawsze mi to wychodzi, ale generalnie działa) czy nie rozpraszając się za mocno. Zamykam się w danym zadaniu, by wykonać je przed upływem czasu wyznaczonego na jego wykonanie. Oczywiście, staram się planować te zadania tak, by mieć nieco więcej czasu na ich wykonanie. Jeśli uda się przed czasem – spożytkuję je na odpoczynek (spacer, lekturę Internetu na kanapie, lunch), rozrywkę (mecz w Fifę w środku dnia? Spoko!) albo przyspieszę wykonanie kolejnych zadań, by szybciej zamknąć dzień pracy. I przejść do zadań związanych z rozrywką czy odpoczynkiem.
Z tego właśnie powodu korzystam wyłącznie z kalendarza cyfrowego (iCloud, który synchronizuje się pomiędzy moimi urządzeniami: MacBookiem i iPhone’m). Dzięki temu mogę w każdej chwili zadania skracać, przekładać o kwadrans w jedną lub drugą stronę, na kolejny dzień. Papier nie daje mi tej swobody, więc zostawiam go ewentualnie na robienie notatek, szkiców strategii czy pracę kreatywną. Kalendarz cyfrowy ma też inne zalety, o których napiszę jeszcze w dalszej części tekstu.
Równie ważną zaletą mojej metody jest umiejętność oszacowania czasu na poszczególne zadania. Dzięki temu nauczyłem się lepiej planować zadania zawodowe, by niczego nie zapomnieć i z niczym się nie spóźnić. Kiedy klient pyta na kiedy będę w stanie wykonać jakieś zadanie jestem w stanie dość realistycznie oszacować jego zakończenie. „O, tu jest mała luka w kalendarzu, może poprzekładam nieco inne projekty, tak by zrobić to szybciej, a nie za tydzień”. Ponadto, patrząc wstecz jestem w stanie realnie określić ile dane zadania wymagają czasu.
No tak, bo u mnie kalendarz jest przeważnie zawalony na tydzień w przód. A często nawet dwa tygodnie. Najgorzej mają moi znajomi, na przykład kiedy chcą iść ze mną do kina.
– Ej, chodź dziś do kina!
– Nie mogę, mam dziś mecz obejrzeć z kumplem.
– No to jutro!
– Jutro niestety jestem ustawiony na piwo z przyjaciółmi.
– Ech, a pojutrze?
– Pojutrze mam już wyjście do kina z kimś innym, ale może chcesz dołączyć?
– Nie, to weź może powiedz kiedy masz czas.
– No, za 9 dni.
No wiem, bywa ze mną ciężko. Ale nie będę przepraszać za to, że mam dużo znajomych, którym poświęcam czas. Chociaż we wrześniu akurat odmawiałem każdemu z innego powodu – bardzo dużo pracowałem. Postanowiłem poświęcić się maksymalnie planowaniu nowego bloga, pisaniu na zapas kilku tekstów jednocześnie (te słowa wstukuję w klawiaturę 16 września o godzinie 20:22, planując publikację na 30 września). Robię też masę projektów dla klientów, więcej niż powinien normalny człowiek. Wszystko po to, by zapracować mocno na swoją przyszłość i zabezpieczyć się finansowo na parę miesięcy do przodu. Świadomie zaplanowałem bardziej pracowity miesiąc, by od października (oho, to już jutro!) być spokojniejszym i pozwolić sobie na wyjazd do Berlina w nagrodę. No i kurde, cały ten misterny plan się chyba powiedzie, a w najbliższych tygodniach poświęcę więcej czasu dla najbliższych. :)
Zwykłem wpisywać do kalendarza niemal każde zadanie wiążące się z wyjściem z domu: spotkanie z przyjaciółmi, wyjście do kina, zakupy, spacer, podróże. I o ile to jeszcze nie powinno dziwić, bo zapewne wiele osób tak robi, o tyle wpisywanie do kalendarza domowych obowiązków, takich jak sprzątanie, pranie, czyszczenie komputera czy oglądanie serialu oraz meczu może pewnie część osób dziwić. Ale mnie to pomaga być dobrze zorganizowanym, bo na przykład nie lubię zapomnieć o wstawieniu prania na dwa dni przed podróżą, by móc spakować się dzień przed (nie lubię zostawiać tego na ostatnią chwilę).
Kalendarz iCloud (ale wierzę, że inne cyfrowe rozwiązania również) pozwala do tego na zapraszanie do wydarzeń znajomych (przydatne zwłaszcza w biznesie), dodawanie załączników (przydatne w podróży) oraz notatek (pomaga na zakupach). I pomaga pamiętać o wszystkim niemal w przeszłości. Jeśli kiedyś dostanę wezwanie na komisariat w celu złożenia zeznań i usłyszę pytanie „co pan porabiał 14 sierpnia o godzinie 23” to ja bez cienia wątpliwości odpowiem: grałem w Football Managera.
Ale żeby to wszystko miało sens i pozwalało mi sprawnie funkcjonować muszę się trzymać kilku zasad. Nie mogę robić tego całkiem na fristajlu.
OSOBNE KALENDARZE
Może to brzmi dziwnie w tak mocno poważnym tekście, ale ważne są kolorki! A właściwie, możliwość prowadzenia różnych kalendarzy na różne projekty. Ja mam aż 12 kalendarzy, każdy w innym kolorze, dzięki temu mogę jednym rzutem oka ocenić ile czasu poświęcam na dany projekt, a ile na obijanie się czy rozrywkę. I zdecydowanie najbardziej lubię jak jest dużo koloru zielonego.
We wrześniu nie było go za wiele. Poza tym, osobne kalendarze pod klientów czy projekty pozwalają udostępnić kalendarz komuś, by miał automatycznie wgląd w kolejne zadania / spotkania / deadline’y. Robię tak z blogerkami, których jestem menadżerem. Gdybym miał zbiorczy kalendarz o nazwie „management” to każda z nich miałaby wgląd w zadania innych. Raz, że to tylko przeszkadza, dwa, że jednej z nich nie obchodzą spotkania innych, a poza tym dane wrażliwe (klienci, umowy etc). Dlatego każda blogerka, której jestem menadżerem ma osobny kalendarz, osobny kolorek. Do tego inni klienci, kalendarz meczów Barcelony i parę innych. Trochę tego jest. I każdy w innym kolorze. ;)
KONSEKWENCJA
Od kalendarza zaczynam i kończę dzień. Za każdym razem coś się zmienia, zresztą w ciągu dnia lista zadań i ich ramy czasowe mogą zmienić się wielokrotnie. O, na przykład teraz, kiedy piszę to zdanie. :D
Właśnie doszła godzina 20:33 i zaburczało mi w brzuszku, więc zmieniam w kalendarzu, że nie będę go pisać jeszcze do 21:30, ale zrobię sobie przerwę na kolację i dwa epizody „Hasana Minhaj”.
Ok, już jestem i piszę dalej! Także tak, ciekaw jestem ile czasu poświęcam de facto na prowadzenie samego kalendarza, ale nie zdziwię się, jeśli to będzie aplikacja, której poświęcam w ciągu dnia dużą porcję czasu.
NAGRODA
Jeszcze zanim zacząłem skrupulatnie prowadzić kalendarz wypracowałem sobie metodę nagradzania się za wykonaną pracę. Nawet jeśli nagroda to po prostu obejrzenie meczu czy wyjście do kina. Mój mózg działa znacznie sprawniej w trakcie wykonywania pracy, jeżeli ma świadomość, że po tym wszystkim otrzyma jakąś nagrodę. Za trening, za skończenie prezentacji, za posprzątanie mieszkania.
Dlatego też właśnie kwestie związane z odpoczynkiem czy rozrywką znajdują się w moim kalendarzu – jeżeli widzę dzień, który zapowiada się bardziej pracowicie to może być przytłaczające. I przez to praca nie idzie tak efektywnie. Jeśli natomiast zobaczę, że po wykonaniu dziennych zadań czeka mnie coś fajnego – od razu chce się szybciej i sprawniej zakończyć pracę, by uzyskać nagrodę. Dlatego właściwie nigdy nie pozostawiam sobie wolnego miejsca w kalendarzu po pracy – chcę od razu wiedzieć co mnie czeka. Nie wpisuję „wyjście do kina”, a wpisuję „seans Ad Astra”. Bo czekam na ten film, jaram się na myśl o pójściu do kina. Z góry założona nagroda działa na mnie dużo lepiej niż hipotetyczna nagroda.
KALENDARZ I JEGO FUNKCJE
Kalendarz iCloud (inne cyfrowe pewnie też) mają jedną ważną zaletę wobec papierowych: mają dodatkowe funkcje. Kiedy wpisuję w kalendarz przejazd pociągiem, dodaję dokładne godziny odjazdu i przyjazdu. I kiedy ktoś mnie spyta o której dojadę na miejsce nie muszę szukać załączników na mailu. A właśnie, załączniki – bilet mogę załączyć do takiego wydarzenia w kalendarzu i mieć pod ręką w trakcie kontroli.
Do tego jeszcze notatki, pomocne w zakupach czy liście do spakowania na wyjazd. I jeszcze jedna świetna opcja – lokalizacja danego wydarzenia. Kalendarz informuje mnie, że dotarcie w dane miejsce zajmie tyle i tyle czasu. Co prawda, uwzględnia jedynie dojazd samochodem, co mnie nie dotyczy, ale tak czy siak tego typu powiadomienia bywają pomocne. No i synchronizacja z telefonem, czego tłumaczyć chyba nie trzeba, prawda?
Tych kilka zasad prowadzenia kalendarza od trzech lat sprawiła, że pracuje mi się dużo wydajniej. Czuję się dobrze zorganizowany, bo jestem dobrze zorganizowany. Rzadko mi się zdarza przypomnieć sobie nagle o czymś, co mi umknęło. Nie spóźniam się na spotkania. Mam wszystko pod ręką. Jestem elastyczny. Wiem kiedy muszę komuś odmówić, bo mam już coś zaplanowane i nie muszę się potem głupio wykręcać.
Nawet moi znajomi, zarówno tacy podziwiający moją organizację, jak i ci nieco ze mnie szydzący, powoli przyzwyczaili się do tego jak funkcjonuję. Rozumieją, że im odmawiam. I od razu zaklepuję dla nich w kalendarzu najbliższy wolny termin. Klienci także doceniają, że jestem im szczerze powiedzieć, że zlecenie wykonam dopiero za jakiś czas, a nie od razu. Wiedzą, że wolę zrobić to dobrze, a nie na kolanie, obiecując, że będzie „na jutro”. Ja tak nie lubię. Trzeba szanować klienta. I siebie.
Ciekaw jestem czy ktokolwiek z was ma taką manię prowadzenia kalendarza jak ja. I czy ktoś będzie chciał się zdecydować na tak skrupulatne jego prowadzenie. Ale ja szczerze polecam każdemu.
Tymczasem, jest godzina 22:50, wrzuciłem już grafiki do tekstu, a więc zadanie skończone 10 minut przed zakładanym czasem. Ani razu nie sięgnąłem po telefon w trakcie pisania. Jedynie w czasie przerwy na kolację. Na co spożytkuję te dodatkowe 10 minut? Podobno demo FIFA 20 wyszło… ;) (A w momencie jak czytacie ten tekst to pewnie już pogrywam w pełną wersję – nagroda za pracowity miesiąc!)
Zdjęcie z nagłówka pochodzi z serwisu Unsplach, a jego autorką jest Emma Matthews
