Kartka papieru, kalendarz, programy typu Wunderlist czy Any.do czy własna pamięć – sposobów na organizację dnia pracy jest naprawdę wiele i każdy ma własne preferencje. Jest jednak kilka sposobów jak usprawnić sobie każdy plan.
Planowanie pracy projektowej jest najważniejsze, co potwierdzi Ci każdy doświadczony menadżer. Spinanie harmonogramów i procesów nie jest prostym zadaniem, lecz dobre rozpisanie wszelkich zadań jest podstawą wydajnego zarządzania czasem pracy. Jednym słowem: im lepiej sobie zaplanujesz, tym lepiej i szybciej wykonasz swoją pracę.
Zanim trafiłem do agencji planowanie zadań było dla mnie abstrakcją. Jasne, zapisywałem sobie wszystkie zlecenia, nawet drobne zadanka, korzystając najczęściej z Wunderlist. Po niemal roku spędzonym na nauce organizacji efektywnej pracy nie mogę uwierzyć, że tak mocno się męczyłem. A wydawało się, że jest spoko.
Doskonale wiem, że jeszcze długa droga przede mną, ale poznałem kilka doskonałych rozwiązań, które diametralnie zmieniły moje nawyki planowania pracy. Ale od początku.
Kawa i projekty
Każdy dzień najlepiej zacząć od kawy. Gdy już zasiądziesz przed biurkiem nie włączaj jeszcze komputera. Wyjmij kartkę papieru lub notes, w jedną dłoń chwyć kubek, w drugą długopis i spisz wszystkie zadania we wszystkich projektach jakie musisz dziś wykonać. Z podziałem na poszczególne projekty. Wyznacz sztywne ramy czasowe na każdy projekt. Przykładowo:
9-9.30: kawa
9.30-10: czytanie maili
10-12: Projekt A
12-14: Projekt B
14-16: Projekt C
Nadal pozostaje Ci godzina do wykorzystania na krótkie przerwy, lunch, spotkania lub po prostu masz zapas czasu na wypadek jakbyś nie wyrobił się z czymś w jednym z projektów.
Są priorytety i PRIORYTETY
Myślisz, że to koniec planowania? Bzdura, czas zająć się poszczególnymi projektami. Pewnie jak ja miewasz w każdym z nich kilka do kilkunastu subtasków dziennie: napisać maila do X, wrzucić post na Facebooka, zlecić pracę grafikom, zrobić raport i tak dalej. Jak je sobie zorganizować?
Zacznij od zrzucenia zadań na innych: im szybciej zlecisz prace innym tym szybciej zobaczysz ich efekt, a w międzyczasie zajmiesz się swoimi zadaniami. Bazując na powyższych zadaniach zaczniesz więc od zlecenia pracy grafikom. Pozostałe, zależne już głównie od Ciebie, zadania warto poszeregować w fajną tabelę.
Projekt 1
| Ważne | Nieważne | |
| Pilne | Spotkanie | Odpisać na komentarz fana |
| Niepilne | Przygotować raport | Hmmm... Nic mi nie przychodzi do głowy ;) |
Pilne to zadania, które trzeba wykonać jak najszybciej, bo deadline miałeś wczoraj. Niepilne wiadomo – deadline dziś. Ważnymi zadaniami są te, które są… Ważniejsze od innych. Jestem pewien, że to czujesz, więc co Ci będę tłumaczyć. ;) Wrzucając swoje zadania w poszczególne miejsca w tej tabeli poznasz swoje priorytety. Zaczniesz od zrobienia zadań ważnych i pilnych, skończysz na niepilnych i nieważnych. I tak z zadaniami w każdym projekcie.
Konsekwentnie do celu
Oczywiście, skłamałbym twierdząc, że postępuję zgodnie z tymi zasadami każdego dnia i zostałem mistrzem zarządzania swoim czasem pracy. Tobie też będzie ciężko. Każdego dnia zdarza się wiele sytuacji, które próbują (mniej lub bardziej skutecznie) zdezorganizować Twój piękny plan: wpadł jakiś fakap, który wymaga porzucenia jednego projektu na rzecz drugiego na ASAPie, spotkanie się przedłuża, ktoś spóźnia się z pracami dla Ciebie czy po prostu… Facebook. Nie ma lekko. Bez niego pracuje się lepiej.
Niemniej jednak, od momentu gdy poznałem te zasady staram się je coraz mocniej wprowadzać w życie każdego dnia, wypracowując także odpowiednie schematy myślowe przy projektowaniu zadań. Doświadczenie odgrywa tu sporą rolę i poznając specyfikę poszczególnych procesów możesz je znacznie lepiej rozplanować w przyszłości.
Mam nadzieję, że mój sposób planowania dnia pracy okaże się dla Ciebie pomocny, lecz wiedz, że potrzebujesz konsekwencji w jego układaniu i realizowaniu. Ja robię tak od niemal roku i wiem, że jeszcze trochę czasu minie nim będzie idealnie. I zapamiętaj: kartka i długopis jest znacznie lepszym narzędziem do rysowania takiego planu niż Wunderlist, Excel lub Paint.
